ניהול עובדים ומחלקות

כל עובד שמדווח נוכחות מוגדר פעם אחת: שם וטלפון להתחברות, ובנוסף כללי הדיווח שלו ושיוך למחלקה. עובדים לא נמחקים, אלא מסומנים לא פעילים.

ההרשאה הנדרשת לכל המסכים בעמוד הזה היא עריכת עובדים. ר׳ הרשאות.

רשימת העובדים

ניהול עובדים מציג שורה לכל עובד: שם, מספר עובד, תפקיד, טלפון, סטטוס, ימי עבודה, ואם הופעל מדד האמינות גם דירוג בכוכבים. אפשר:

• לחפש לפי שם, טלפון או מייל, ולסנן לפי סטטוס (הכל, פעיל, לא פעיל).
• להגיע דרך כרטיסי לוח הבקרה לשתי רשימות מוכנות: עובדים נוכחים כרגע (נכנסו היום ועוד לא יצאו) וללא דיווח (לא דיווחו היום). ר׳ לוח הבקרה.
• לפתוח כרטיס עובד ולערוך פרטים. עדכון נוכחות ידני נעשה מלוח הבקרה. ר׳ עדכון ידני.

הוספה ועריכה של עובד

השדה	מה זה
שם פרטי	חובה, יחד עם הטלפון
שם משפחה, מספר עובד, תפקיד, כתובת	פרטים לזיהוי. מספר העובד מופיע בדוחות ובייצוא לשכר
קידומת מדינה וטלפון נייד	הטלפון הוא הזיהוי של העובד באפליקציה. אפס מוביל מוסר. מספר שכבר קיים בחברה נדחה: "מספר הטלפון כבר קיים במערכת"
דואר אלקטרוני	לא חובה, ומשמש לשליחת הנחיות התחברות
תאריך תחילת עבודה	מופיע בכרטיס העובד
מחלקה	בחירה מהרשימה, או + חדש ליצירה מהירה
מנהל אחראי	בחירה ממנהלי המערכת בחברה
סטטוס	פעיל או לא פעיל. עובד לא פעיל לא יכול להתחבר לאפליקציה
הערות	הערות פנימיות, לא גלויות לעובד

בשמירה נרשם ביומן הפעולות מי יצר או שינה, ובעריכה גם מה השתנה. ר׳ יומן פעולות.

ייבוא ממשתמש קיים

בהוספת עובד, הכרטיס ייבוא ממשתמש קיים מחפש בין משתמשי החברה לפי שם, טלפון או מייל, וממלא את הטופס מהפרטים שלהם.

כללי הדיווח של העובד

בכרטיס GPS חובה נקבע איך העובד מדווח. לפירוט ההשפעה: בדיקת מיקום.

המתג	מה הוא קובע
חובת אימות מיקום	בלי מיקום GPS אי אפשר לדווח. כשהמתג כבוי, דיווח נשמר גם כשהמיקום לא זמין. ברירת המחדל בעובד חדש נקבעת בהגדרות החברה
אפשר דיווח מחוץ לרדיוס	בלעדיו, עובד שמחוץ לטווח האתר נחסם. ברירת המחדל בעובד חדש נקבעת בהגדרות החברה
דרוש הערה מחוץ לרדיוס	זמין רק כשדיווח מחוץ לרדיוס מותר. העובד חייב לכתוב הסבר
אפשר דיווח בקרבת האתר בלבד	מפעיל בדיקת מרחק מול הפרויקטים שנבחרו ברשימה שמתחת

• ברשימת הפרויקטים מופיעים רק פרויקטים שיש להם מיקום וקואורדינטות. אם אין אף אחד כזה, המתג כבוי.
• פרויקט שנבחר כאן הוא גם השיוך של העובד: דיווחים נרשמים על הפרויקט הקרוב ביותר שבטווח. עובד שמשויך לפרויקט יחיד משויך אליו אוטומטית.

מתחת לכרטיס הזה יש כרטיס דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp עם מתג אחד. הוא נעול כשמוגדר לעובד אחד מכללי המיקום שלמעלה. ר׳ דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp.

הנחיות התחברות

בטופס המתג שלח הנחיות התחברות שולח לעובד מייל ו/או הודעת וואטסאפ עם מספר החברה וקישורי ההורדה. ר׳ הפעלה.

מגבלת עובדים

הוספת עובד נחסמת כשמספר העובדים בחברה (פעילים ולא פעילים) הגיע למגבלה של המנוי. מוצג "הגעת למגבלת העובדים במנוי", עם שדרג מנוי. ר׳ מנוי.

מחלקות

ניהול מחלקות (מתוך טופס עובד: הגדרות מתחת לרשימת המחלקות):

• הוספה: שם מחלקה חדשה. שם שכבר קיים נדחה: "מחלקה בשם זה כבר קיימת".
• שינוי שם ומחיקה. מחיקת מחלקה עם עובדים מציגה אזהרה: מחיקתה תסיר אותם מהמחלקה, והם נשארים עובדים רגילים.
• לכל מחלקה מוצג מספר העובדים המשויכים אליה.

כרטיס עובד

כרטיס עובד מציג את הפרטים (כולל כללי הדיווח, השיוך לפרויקטים, מנהל אחראי והערות פנימיות), ולצדם נתוני החודש: ימי עבודה, שעות עבודה, ממוצע שעות ליום וימי היעדרות, ורשימת הדיווחים עם כניסה, יציאה, פרויקט וסימון עריכה ידנית. מהכרטיס עוברים לדוח העובד ולציר הזמן שלו.