גרסאות נעולות
מקורית, נוכחית וטיוטת עבודה. גרסה מאושרת לא משתנה, והמקורית נשארת לתמיד כנקודת ייחוס.
asMade · ניהול ובקרה תקציבית
תקציב שאפשר לסמוך עליו: גרסאות נעולות, התחייבויות וביצוע בפועל
מאשרים גרסה והיא ננעלת, משנים תקציב רק בשינוי מתועד, מושכים מרזרבה, מתחייבים מול ספקים ורושמים ביצוע בפועל. המערכת מחשבת חשיפה ויתרה בלי ספירה כפולה, ושומרת היסטוריה מלאה של כל פעולה.
30 ימיםניסיון, בלי כרטיס אשראי
3 שכבותתקציב, התחייבות, ביצוע
5 סוגישינויי תקציב מתועדים
6 הרשאותנבדקות בשרת
איך זה עובד
מפתיחת תקציב לגרסה חדשה, בלי לאבד עקבות
מחזור העבודה בנוי משלבים מתועדים, וכל שלב דורש הרשאה משלו.
בונים ומאשרים
פותחים תקציב, בונים פרקים וסעיפים עם כמות ומחיר, ומאשרים את הגרסה הראשונה. היא נעולה, הופכת למקורית ולנוכחית, והסטטוס עובר לפעיל.
מתחייבים ורושמים
מגדירים רזרבה, מתחייבים מול ספק או קבלן, ורושמים ביצוע בפועל כמקושר להתחייבות. החשיפה והיתרה מתעדכנות מיד.
משנים בשינוי מתועד
הצעת שינוי, אישור והחלה על טיוטת עבודה, ואישור גרסה חדשה. הגרסה הקודמת נשמרת כפי שהייתה.
מה בפנים
כל מה שבקרה תקציבית צריכה, במקום אחד
מהאומדן הראשוני ועד העלות בפועל.
שינויי תקציב
תוספת, הקטנה, העברה בין סעיפים, הנדסת ערך ומשיכה מרזרבה, עם נימוק, אישור והחלה. עד 200 שורות בשינוי.
רזרבות
סכום קבוע או אחוז מהיקף, עם תנועות של הגדלה, הקטנה ושחרור, ומשיכה לסעיף רק דרך שינוי מתועד.
התחייבויות
הזמנת רכש, קבלן משנה, אספקה, שירות או הסכם מסגרת מול סעיפי התקציב, עם טיוטה, אישור, סגירה, ביטול ושינוי התחייבות.
ביצוע בפועל
חשבונית, חשבון חלקי, עלות ישירה, שכר, זיכוי, צבירה או תיקון ליקויים, עם בדיקת כפילות והיפוך במקום עריכה.
היסטוריה מלאה
מי עשה מה ומתי, עם ערכים לפני ואחרי. סעיפים, התחייבויות ושינויים לא נמחקים, ורק מוסרים מהטיוטה, מבוטלים או הופכים.
חשיפה, יתרה וחריגה
העלות הצפויה של כל סעיף, בלי לספור אותה פעמיים
התחייבות של 100 וחשבונית של 60 עליה היא חשיפה של 100, לא 160. יתרה היא תקציב פחות חשיפה.
- כשהביצוע המקושר עולה על ההתחייבות, החריגה היא עלות אמיתית והחשיפה גדלה איתה.
- סעיף שהחשיפה שלו עוברת את התקציב מסומן בתג חריגה והיתרה שלו שלילית.
- חריגה אינה חוסמת ואינה משנה את התקציב. כדי להגדיל תקציב עושים שינוי תקציב.
שליטה והרשאות
מי שרושם לא בהכרח מאשר
ההפרדה בין עריכה, רישום ואישור מאפשרת לחלק תפקידים בצוות, וכל פעולה נבדקת בשרת, ולא רק בהסתרת כפתור.
צפייהעריכת תקציבהתחייבויותביצוע בפועלאישורניהול
- ברירת מחדל: מנהל מערכת ומנהל הפרויקט מקבלים הכול, והמשויכים לפרויקט צפייה בלבד.
- הרשאה שהוגדרה מפורשות גוברת על ברירת המחדל, לכל אחת מהשש בנפרד.
- סגירת תקציב מונעת כתיבה, וגרסה נעולה אינה ניתנת לעריכה.
ניסיון ומנוי
30 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי, ואז מנוי לכל פרויקט
הניסיון חל על התקציב הראשון בחברה, פעם אחת לחברה, ועובדים בו בכל היכולות.
ניסיון חינם
מתחיל ברגע פתיחת התקציב הראשון בחברה, עם תג מנוי בכותרת המסך.
מנוי חודשי לפרויקט
מחודש אחד עד 12 חודשים, בלי חיוב אוטומטי. המחיר מוצג לפני מע״מ בדף הרכישה.
כשהמנוי פג
כל הנתונים נשארים לצפייה בלבד, ואפשר לחדש בכל עת.
שאלות ותשובות
שאלות נפוצות על ניהול ובקרה תקציבית
מה זה ניהול ובקרה תקציבית?
המקום שבו תקציב הפרויקט חי: אומדן ראשוני, גרסאות מאושרות, שינויי תקציב, רזרבה, התחייבויות לספקים וקבלנים וביצוע בפועל, כשכל הסכומים בש״ח ולפני מע״מ. תקציב אחד לכל פרויקט, בנוי מפרקים וסעיפים, עם הרשאות והיסטוריה מלאה.
מה ההבדל בין גרסה מקורית, נוכחית וטיוטה?
הגרסה המקורית היא הראשונה שאושרה, ולעולם לא משתנה, והיא נקודת הייחוס. הנוכחית היא האחרונה שאושרה, והיא התקציב התקף היום. טיוטת עבודה היא גרסה פתוחה לעריכה שלא משפיעה על התקציב הנוכחי עד שמאשרים אותה. גרסה מאושרת ננעלת, ויכולה להיות טיוטה אחת בלבד בכל זמן.
איך משנים תקציב מאושר בלי לאבד היסטוריה?
בשינוי תקציב מתועד: מציעים (BC-001 ואילך), מאשרים ומחילים על טיוטת העבודה, ואז מאשרים גרסה חדשה. יש חמישה סוגים: תוספת, הקטנה, העברה בין סעיפים, הנדסת ערך ומשיכה מרזרבה. שינוי שהוחל מבוטל בשינוי מקזז, וההיסטוריה מציגה את שניהם.
איך עובדת רזרבה?
מגדירים רזרבה בסכום קבוע או באחוז מהיקף שנבחר (כל התקציב או פרק), והאחוז מחושב פעם אחת, ביצירה. נמשכים ממנה לסעיף רק דרך שינוי תקציב מתועד, והיתרה מתעדכנת בכל תנועה: הגדלה, הקטנה, שחרור או משיכה. משיכה שממתינה בטיוטה מוצגת בנפרד.
מה ההבדל בין התחייבות לביצוע בפועל?
התחייבות היא הסכם עם ספק או קבלן מול סעיפי התקציב (C-0001 ואילך): הזמנת רכש, קבלן משנה, אספקה, שירות ועוד. היא חשיפה כספית ולא תקציב נוסף. ביצוע בפועל (A-0001 ואילך) הוא עלות שנרשמה: חשבונית, חשבון חלקי, עלות ישירה, זיכוי ועוד, ואפשר לקשר אותו להתחייבות. רישום מאושר לא נערך ולא נמחק, ותיקון הוא היפוך.
איך מחשבים חשיפה, יתרה וחריגה?
חשיפה היא העלות הצפויה בלי לספור פעמיים: לכל התחייבות, הגדול מבין סכומה לבין הביצוע המקושר אליה, ועוד ביצוע שאינו מקושר. יתרה היא תקציב פחות חשיפה. אם חתמתם על התחייבות של 100 וקיבלתם חשבונית של 60 עליה, החשיפה היא 100 והיתרה מחושבת לפיה. סעיף שהחשיפה שלו עולה על התקציב מסומן כחריגה, והחריגה אינה חוסמת: אפשר להמשיך להתחייב ולרשום.
מי רשאי לעשות מה?
שש הרשאות לפרויקט: צפייה, עריכת תקציב, התחייבויות, ביצוע בפועל, אישור וניהול. כל פעולה נבדקת בשרת. ברירת המחדל: מנהל מערכת ומנהל הפרויקט מקבלים הכול, ושאר המשויכים לפרויקט צפייה בלבד. ההפרדה בין עריכה, רישום ואישור מאפשרת לחלק תפקידים, למשל מי שרושם חשבוניות לא בהכרח מאשר אותן.
מה עם ניסיון ומנוי?
התקציב הראשון בחברה כולל תקופת ניסיון של 30 ימים, בלי כרטיס אשראי, פעם אחת לחברה, ועובדים בה בכל היכולות. אחר כך מנוי חודשי לכל פרויקט, מחודש עד 12 חודשים. כשהמנוי פג כל הנתונים נשארים לצפייה בלבד. רכישה מותרת למי שיש לו הרשאת ניהול בתקציב.
רוצים לדעת עוד?
תקציב אחד שכל הצוות רואה, וכל שינוי בו מתועד
פותחים חשבון, פותחים תקציב לפרויקט ובונים פרקים וסעיפים. 30 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי.