דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp
אפשר לאפשר לעובד לדווח כניסה ויציאה בהודעת WhatsApp, בלי לפתוח את האפליקציה: הוא שולח את המילה כניסה או יציאה למספר ההודעות של המערכת, ומקבל אישור בחזרה. האפשרות נקבעת לכל עובד בנפרד, וזמינה רק לעובד שאין לו שום כלל מיקום.
במאמר זה
- למי האפשרות מתאימה, ולמה היא נעולה כשיש כללי מיקום
- איך מפעילים אותה בטופס העובד
- המילים שהעובד שולח, והתשובות שהוא מקבל
- מה נשמר בדוח, ומה אפשר ומה אי אפשר לעשות בהודעה
למי זה מתאים
הודעת WhatsApp לא נושאת מיקום, ולכן המערכת לא יכולה לבדוק איפה העובד נמצא כשהוא מדווח כך. מסיבה זו האפשרות מיועדת לעובדים שמדווחים בלי בדיקת מיקום בכלל, למשל עובדי משרד או עובדים שאין להם GPS, ולא לעובד שמוגבל לאתר מסוים.
הפעלה בטופס העובד
פותחים את העובד
בניהול עובדים מוסיפים עובד חדש או פותחים עובד קיים. ר׳ ניהול עובדים ומחלקות.
מפעילים את המתג
בכרטיס דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp מפעילים את אפשר לעובד לדווח כניסה ויציאה בהודעת WhatsApp. הכרטיס נמצא מתחת לכרטיס כללי המיקום ומעל ההערות.
שומרים
העובד יכול לדווח בהודעה מרגע השמירה. רצוי לסמן גם שלח הנחיות התחברות, כדי שיקבל הסבר (ר׳ בהמשך).
מתי המתג נעול
המתג כבוי ונעול, ומוצגת הודעה בכתום, כשאחד מכללי המיקום של העובד מוגדר:
| ההגדרה בכרטיס כללי המיקום | המצב שמונע דיווח בהודעה |
|---|---|
| חובת אימות מיקום | פעיל |
| אפשר דיווח מחוץ לרדיוס | כבוי (דיווח מחוץ לרדיוס אסור) |
| דרוש הערה מחוץ לרדיוס | פעיל |
| אפשר דיווח בקרבת האתר בלבד | פעיל |
מה העובד שולח
את ההודעה שולחים למספר 055-267-7786, אותו מספר ששולח לעובד את קודי הכניסה ואת הנחיות ההתחברות. אפשר לשמור אותו באנשי הקשר.
| שפה | כניסה | יציאה |
|---|---|---|
| עברית | כניסה | יציאה |
| אנגלית | IN | OUT |
| רוסית | ВХОД | ВЫХОД |
| ערבית | دخول | خروج |
| סינית | 上班 | 下班 |
| גרמנית / ספרדית / פורטוגזית / צרפתית / איטלקית | EIN / ENTRADA / ENTRADA / ARRIVEE / ENTRATA | AUS / SALIDA / SAIDA / DEPART / USCITA |
- אותיות גדולות וקטנות, וסימני פיסוק כמו נקודה או סימן קריאה, לא משנים.
- המערכת מזהה את העובד לפי מספר הטלפון ששלח את ההודעה (קידומת מדינה ומספר, אפס מוביל אינו משנה). לכן העובד חייב לשלוח מהמספר שרשום אצלו בטופס.
מה העובד מקבל בחזרה
התשובה נשלחת בשפת האפליקציה של העובד (עברית, אנגלית, רוסית, ערבית או סינית). בעברית:
| מה קרה | התשובה |
|---|---|
| כניסה נרשמה | נרשמה כניסה בשעה HH:MM. יום טוב! בסיום העבודה שלח/י: יציאה |
| יציאה נרשמה | נרשמה יציאה בשעה HH:MM. משך המשמרת: H:MM שעות. |
| כניסה כשכבר נרשמה כניסה היום | כבר נרשמה כניסה היום בשעה HH:MM. לדיווח יציאה שלח/י: יציאה |
| יציאה בלי כניסה פתוחה להיום | לא נמצאה כניסה פתוחה להיום, ולכן לא נרשמה יציאה. אם שכחת לדווח כניסה, אפשר לדווח באפליקציה asMade Now או לפנות למנהל. |
| מילה שלא מזוהה | כדי לדווח נוכחות שלח/י אחת מהמילים: כניסה / יציאה |
| הדיווח בהודעה לא מופעל לעובד | דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp אינו מופעל עבורך. אפשר לדווח באפליקציה asMade Now. |
| המנוי של החברה לא פעיל | המנוי של החברה למערכת הנוכחות אינו פעיל. |
| המספר לא רשום אצל אף עובד פעיל | המספר הזה אינו מזוהה במערכת הנוכחות. |
| אותו מספר משויך ליותר מעובד אחד | המספר משויך ליותר מעובד אחד, ולכן אי אפשר לדווח בהודעה. אפשר לדווח באפליקציה asMade Now. |
מה נשמר בדוח
- הדיווח הוא דיווח רגיל לכל דבר: הוא מופיע בלוח הבקרה, בדוחות, בציר הזמן ובשכר, ואפשר לתקן אותו כמו כל דיווח. ר׳ דיווח ידני ותיקון.
- בעמודת ההערה של הדיווח כתוב WhatsApp, כך שאפשר לזהות דיווחים שנעשו בהודעה.
- אין מיקום: לא נשמרים קואורדינטות, לא נחשב מרחק מהאתר, ולא נרשם פרויקט לדיווח.
- הזמן נשמר לפי שעון ישראל, בדיוק של דקה, ברגע שהמערכת מקבלת את ההודעה.
כללים ומגבלות
- כניסה פתוחה אחת בכל פעם, באותו עיקרון כמו באפליקציה. כניסה פתוחה היא כניסה של היום שעדיין אין לה יציאה.
- יציאה בלי כניסה פתוחה לא נרשמת בהודעה. זה שונה מהאפליקציה, שמאפשרת לאשר יציאה בלבד. כשעובד שכח לדווח כניסה, המנהל מזין את הדיווח ידנית. אותו דבר אם כניסה נשארה פתוחה מאתמול: היא לא נסגרת בהודעה, והמנהל מתקן אותה.
- מכל מספר מתקבלות עד 30 הודעות בשעה. הודעות מעבר לכך אינן מעובדות ואינן מקבלות תשובה.
- הודעה שנשלחת פעמיים על ידי WhatsApp (ניסיון חוזר) נרשמת פעם אחת.
- הדיווח בהודעה פועל רק כשמנוי מערכת הנוכחות של החברה פעיל. ר׳ מנוי.
- שיחה של עובד עם המספר אינה מחליפה את האפליקציה: חופשות, סיכום חודשי והדיווחים הקודמים נשארים באפליקציה.
הנחיות ההתחברות כשהאפשרות פעילה
כשמפעילים את האפשרות לעובד ושולחים לו הנחיות התחברות (ר׳ הפעלה), ההנחיות כוללות שורה שמסבירה את הדיווח בהודעה:
- במייל וב-SMS: נוספת שורה עם המספר והמילים לשליחה, בשפת הממשק של המנהל ששלח אותן.
- בוואטסאפ: נשלחת תבנית ייעודית שמאושרת ב-WhatsApp בעברית, באנגלית, ברוסית, בסינית ובערבית (בשפות אחרות, באנגלית). אם התבנית עדיין לא אושרה, נשלחת התבנית הרגילה בלי ההסבר, והמייל וה-SMS כוללים אותו.
העובד לא מקבל תשובה
- ההודעה נשלחה למספר 055-267-7786 ומהמספר הרשום בטופס העובד.
- העובד פעיל, והמתג אפשר לעובד לדווח כניסה ויציאה בהודעת WhatsApp דלוק ושמור.
- אף כלל מיקום לא מוגדר לעובד (ר׳ הטבלה למעלה).
- מנוי הנוכחות של החברה פעיל.
- אותו מספר לא רשום אצל עובד נוסף.
עובד שמקבל "אינו מופעל עבורך" צריך שהמנהל יבדוק את שני הסעיפים הראשונים. עובד שלא מקבל שום תשובה כנראה חצה את מגבלת 30 ההודעות בשעה.