לא כל משתמש יכול לעשות הכול ביומן, וזה בכוונה. ההרשאות שומרות על יושרת היומן ועל הגבולות בין התפקידים.

ברירת המחדל

• צפייה – פתוחה לכל מי ששויך לפרויקט.
• עריכה – למנהל הראשי של החברה ולמנהל הפרויקט. משתמשים אחרים יכולים לערוך אם הוגדרה להם הרשאת עריכה ליומן עבודה.

את הרשאות המשתמשים מגדירים במסך משתמשים והרשאות בתפריט הצד, בנפרד לכל פרויקט.

המפקח

מפקח הוא תפקיד פיקוח, ולכן הוא מוגבל במכוון:

כך מפקח לא יכול לשנות את תיאור המצב שעליו הוא מפקח, אבל כן להוסיף את הערותיו.

מתי היומן נפתח לצפייה בלבד?

• למשתמש בלי הרשאת עריכה – רואה את כל התוכן, אבל לא עורך.
• ביומן שהופץ או ננעל – לכולם, כולל מנהל המערכת. החריג היחיד: אפשר להוסיף תעודות משלוח.
• כשנכנסים דרך התראה – לחיצה על "פתח קישור" בהתראה מובילה תמיד לצפייה בלבד, כדי שלא תיפתח עריכה בטעות. כדי לערוך, היכנסו ליומן מהפרויקט.