אחרי שהמשימות נפתחו, העבודה היא מעקב: מה נשאר פתוח, מה באיחור, ומי צריך תזכורת. כאן מראים איך מוצאים משימה, מעדכנים אותה ומעבירים לארכיון כשצריך.

למצוא משימה

• חיפוש – בתיבה שבראש הרשימה כותבים מילה, והרשימה מסוננת מיד לפי שם המשימה, מיקום, תיאור ושם האחראי.
• מיון לפי – תאריך פתיחה, סטטוס או תאריך ביצוע.
• סדר הצגה – החדש לישן, הישן לחדש, לפי תאריך יעד (מהקרוב לרחוק או להפך), לפי שם המשימה (א עד ת או ת עד א) או לפי סטטוס.
• תצוגה – כרטיסיות מתאימות לטלפון ומציגות תמונה. רשימה היא טבלה קומפקטית של כל המשימות.

כשיש הרבה משימות, הן מוצגות בעמודים.

חלון פרטי המשימה

לוחצים על משימה כדי לפתוח את החלון שלה. מוצגים בו:

• תיאור, מיקום ומיקום על המפה (עם כפתור צפייה במפה).
• פרטי האחראי, והתמונות שצורפו (לחיצה על תמונה פותחת אותה בגודל מלא).
• תאריך היצירה ושם מי שפתח את המשימה.
• היסטוריית הסטטוסים: כל שינוי עם התאריך, ההערה ומי עשה אותו. שינוי שעשה האחראי מסומן כ"עודכן על ידי האחראי".

שינוי סטטוס

סימון "הושלם" שומר גם את תאריך הביצוע, ומפסיק את התזכורות. אם משימה סומנה כהושלמה בטעות, אפשר לשנות אותה בחזרה ל"בטיפול", והיא תחזור להיספר כפתוחה.

ארכיון: משימות לא נמחקות

אי אפשר למחוק משימה במערכת. משימה שסיימה את תפקידה, או נפתחה בטעות, מועברת לארכיון: היא נשמרת עם התמונות וההיסטוריה שלה, אבל יוצאת מהרשימה הרגילה. כך לא אובד תיעוד, וגם אין שינוי בדיעבד בסטטיסטיקה.

איך מעבירים לארכיון

מה קורה למשימה בארכיון

• היא יוצאת מהרשימה הרגילה ומכל המונים בראש המסך (סך הכל, באיחור, הושלמו, הושלמו בזמן).
• התזכורות נפסקות.
• הסטטוס שלה מוצג כ"ארכיון", ואי אפשר לשנות אותו.
• הקישור של האחראי נסגר: מי שפותח אותו רואה את ההודעה "הקישור אינו תקין או שפג תוקפו", ואי אפשר לעדכן דרכו סטטוס. גם שיתוף המשימה לא מוצג בארכיון.

צפייה בארכיון

הכפתור ארכיון שליד תיבת החיפוש מציג את המשימות שהועברו לארכיון בלבד. אם אין כאלה, מוצגת ההודעה "אין משימות בארכיון". הכפתור חזרה למשימות מחזיר לרשימה הרגילה.

שחזור מהארכיון

טעיתם, או שהמשימה חזרה להיות רלוונטית? בתצוגת הארכיון פותחים את המשימה ולוחצים שחזור מארכיון. המשימה חוזרת לרשימה הרגילה באותו סטטוס שהיה לה לפני הארכיון (פתוחה, בטיפול או הושלמה), הקישור של האחראי נפתח שוב, והתזכורות חוזרות אם הוגדרו. בהיסטוריה של המשימה נרשמות שתי השורות: "העברה לארכיון" ו"שחזור מארכיון", עם שם מי שביצע.

מי יכול להעביר לארכיון ולשחזר

אותם אנשים גם מעבירים לארכיון וגם משחזרים: יוצר המשימה, או מנהל מערכת, ובתנאי שיש לו הרשאת עריכה במשימות. אחרים מקבלים את ההודעה "רק יוצר המשימה או מנהל מערכת רשאי להעביר משימה לארכיון".