הפעלה: העובד הראשון ותקופת הניסיון
ההתחלה פשוטה: מוסיפים עובד, והחודש החינמי מתחיל. אחר כך שולחים לעובדים את הנחיות ההתחברות, והם מדווחים מהטלפון.
במאמר זה
- מסך הפתיחה ומה הוא מציע
- העובד הראשון ותחילת הניסיון
- שליחת הנחיות התחברות, ורשימת בדיקה להפעלה
מסך הפתיחה
בחברה שעדיין לא הוסיפה עובדים ואין לה מנוי, נוכחות עובדים בתפריט פותח מסך "ברוכים הבאים למערכת הנוכחות": חודש ראשון חינם, עד 50 עובדים, ללא כרטיס אשראי. מוצגות ארבע יכולות: דיווח נוכחות (כניסה ויציאה מכל מקום עם GPS), לוח בקרה (מי נמצא, מי איחר, חריגות), ניהול חופשות והכנה לשכר, והכפתור הוספת עובד חדש.
העובד הראשון
פותחים את טופס העובד
הוספת עובד חדש. הטופס נפתח גם כשאין עדיין מנוי, כדי שאפשר יהיה להתחיל.
ממלאים את הפרטים
שם פרטי וטלפון הם חובה: "שם פרטי וטלפון נדרשים". פירוט השדות בניהול עובדים ומחלקות.
מסמנים שלח הנחיות התחברות
העובד יקבל מייל ו/או הודעת וואטסאפ עם קישורי ההורדה ומספר החברה.
שומרים
בשמירה הראשונה נקבע תוקף של חודש מהיום ומגבלה של 50 עובדים, והמנוי מוצג כפעיל.
הנחיות ההתחברות
- המייל (אם הוזן דואר אלקטרוני) כולל את שם החברה, מספר החברה, קישורים להורדת האפליקציה לאנדרואיד ולאייפון, והסבר: להתחבר באמצעות מספר החברה ופרטי המשתמש.
- הוואטסאפ נשלח למספר הטלפון של העובד, בתבנית מאושרת בעברית, באנגלית, ברוסית או בסינית. בשפות אחרות נשלחת התבנית באנגלית.
- ההנחיות נשלחות כשמפעילים את המתג בטופס ושומרים. המתג מופיע גם בעריכת עובד קיים, וכך אפשר לשלוח אותן שוב.
- לעובד שמותר לו לדווח בהודעת WhatsApp, ההנחיות כוללות גם את המספר והמילים לשליחה. ר׳ דיווח נוכחות בהודעת WhatsApp.
מספר החברה הוא מה שהעובד מקליד במסך הכניסה, ולכן חשוב שיקבל אותו. ר׳ אפליקציית העובד.
רשימת בדיקה להפעלה
- הוספתי את העובדים (אפשר לייבא ממשתמשי החברה).
- לכל עובד הוזן טלפון נכון, והוא מסומן פעיל.
- לפרויקטים שבהם בודקים מיקום הוגדרו מיקום ורדיוס. ר׳ בדיקת מיקום.
- בהגדרות קבעתי שעת כניסה רגילה וזמן איחור מותר. ר׳ הגדרות.
- שלחתי לעובדים את הנחיות ההתחברות.
- העניקו למנהלים נוספים הרשאות במודול, אם צריך. ר׳ הרשאות.