ביצוע בפועל

ביצוע בפועל הוא העלות שנרשמה בפועל: חשבונית, חשבון חלקי, עלות ישירה, זיכוי ועוד. רושמים אותו כטיוטה, מאשרים, ומרגע האישור הוא נתון כספי שלא נערך, ואם הוא שגוי מתקנים אותו בהיפוך.

לפני שמתחילים

• כמו בהתחייבויות, נדרשת גרסה מאושרת נוכחית. עד אז: "עדיין אין גרסת תקציב מאושרת...". ר׳ גרסאות.
• ההרשאות: רישום ועריכת טיוטה: ביצוע בפועל. אישור: אישור. ביטול טיוטה, היפוך ושינוי קישור של רישום מאושר: ניהול. ר׳ הרשאות.

רישום חדש

בלשונית ביצוע בפועל, + רישום בפועל חדש:

השדה	מה מזינים
סוג	חשבונית, חשבון חלקי, עלות ישירה, שכר, זיכוי, צבירה, תיקון ליקויים או אחר
מסמך	מספר המסמך
תאריך מסמך	חובה: "חובה להזין תאריך מסמך". החודש שלו קובע את "חודש" הרישום
סכום	חובה, לא אפס, לפני מע״מ
מע״מ	לא חובה. הסימן שלו חייב להתאים לסימן הסכום
ספק / קבלן, ח.פ / עוסק, תיאור, הערות	טקסט חופשי
התחייבות	לא חובה. התחייבויות מאושרות או סגורות בלבד
סעיף תקציב	לא חובה אם בחרת התחייבות עם סעיף יחיד

• זיכוי מוזן כגודל הזיכוי, והוא נרשם כסכום שלילי. סכום שלילי מותר רק בזיכוי (ובהיפוך). אם המערכת מציגה "זיכוי מוזן כסכום שלילי" או "סכום שלילי מותר רק בזיכוי", בדוק את סוג הרישום.
• הרישום נוצר כטיוטה עם מספר רץ (A-0001 ואילך). טיוטה אינה עלות עד שמאשרים אותה.
• כפילות: אותו מספר מסמך של אותו ספק (שם וח.פ) לא נרשם פעמיים: "מסמך זה של אותו ספק כבר נרשם". טיוטות שבוטלו, והיפוכים, לא נספרים.

קישור לסעיף ולהתחייבות

הבחירה	התוצאה
סעיף תקציב בלבד	הרישום ישיר מול הסעיף
התחייבות עם סעיף יחיד	הסעיף נלקח מההתחייבות
התחייבות עם כמה סעיפים	חובה לבחור סעיף מביניהם: "להתחייבות כמה סעיפים: יש לבחור את הסעיף של הרישום בפועל"
בלי סעיף ובלי התחייבות	הרישום נשאר לא מוקצה. הוא נספר בחשיפה, אבל לא על סעיף מסוים

• הקישור להתחייבות הוא למעקב התחייבות ← ביצוע, והוא לא מוסיף עלות. ר׳ חשיפה, יתרה וחריגה.
• קישור להתחייבות בחלון הרישום משנה או מנתק קישור. בטיוטה, מי שיש לו הרשאת רישום. ברישום מאושר, הרשאת ניהול בלבד, ורק הקישור: הסכום, התאריך והסעיף לא משתנים, ולכן העלות לא נספרת פעמיים. רישום לא מוקצה מקבל סעיף בדרך הזאת.
• רישום שהופך, או שהוא עצמו היפוך, לא משנה קישור. את הסעיף של רישום מאושר אי אפשר להחליף ("לא ניתן להחליף את הסעיף של רישום מאושר"), אפשר רק לתת סעיף לרישום שעוד לא הוקצה.

מחזור החיים

הסטטוס	מה זה	הפעולות
טיוטה	נערכת, ואינה עלות. מוצגת בנפרד כ"בפועל - טיוטות"	עריכת טיוטה, אישור רישום, קישור להתחייבות, ביטול טיוטה
מאושר	עלות. נתון כספי היסטורי שלא נמחק ולא נערך	קישור להתחייבות, היפוך
מבוטל	טיוטה שנזנחה. נשמרת ולא נמחקת	סופית

• אישור: "לאשר את הרישום? אחרי האישור הוא נחשב עלות ואי אפשר לערוך אותו. טעות מתוקנת בהיפוך." הקישור נבדק שוב באישור: אם ההתחייבות בוטלה או שהסעיף הוסר, האישור נדחה.
• ביטול טיוטה: הערה אפשרית, לא חובה. רישום מאושר לא מתבטל: "רישום מאושר אינו מבוטל. לתיקון יש להשתמש בהיפוך".

היפוך

רישום מאושר שגוי לא נערך ולא נמחק. היפוך (הרשאת ניהול, עם הערה אפשרית) יוצר רישום מאושר חדש בסכום הפוך שמצביע על המקורי, ושניהם נשארים בנתונים.

• אפשר להפוך רישום פעם אחת בלבד: "הרישום כבר הופך". אי אפשר להפוך היפוך: "אי אפשר להפוך היפוך".
• ברשימה מסומנים הרישום המקורי (הופך) וההיפוך (היפוך), ובחלון כל אחד מקשר לשני.
• כדי לתקן סכום, הופכים את הרישום הישן ורושמים חדש.

הרשימה

עמודות: מספר, תאריך מסמך, מסמך (מספר וספק), סעיף, התחייבות, סוג, סטטוס וסכום. אפשר לחפש ולסנן לפי סטטוס (טיוטה, מאושר, מבוטל), ורישום לא מוקצה מסומן בתג. ברשימות ארוכות מוצגים 200 בכל פעם, עם טעינת עוד.

כשסעיף מוחלף

רישום שומר את הסעיף שעליו נרשם, ומוצג תחת הסעיף הנוכחי שמחליף אותו, עם הסימון "הסעיף הוחלף בגרסה מאוחרת". סעיף שיש עליו רישומי ביצוע, טיוטה או מאושרים, לא ניתן להסרה.