קריאת שירות היא פנייה שהדייר פותח מהפורטל, למשל על ליקוי בדירה. הצוות מקבל התראה, מטפל בה בלשונית קריאות שירות, עונה לדייר, וסוגר אותה רק אחרי שתועד הפתרון.

הדייר פותח קריאה

בקריאה נקבע זמן יעד לטיפול של 72 שעות מרגע הפתיחה.

מי מקבל התראה

מנהל הפרויקט, מנהל העבודה וכל משתמש בתפקיד שינויי דיירים ששויך לפרויקט מקבלים התראה במערכת ("דייר פתח קריאה חדשה") ומייל עם כפתור כניסה לקריאה. כך הפנייה לא נשכחת.

טיפול בקריאה

בלשונית קריאות שירות מוצגת כל קריאה עם הסטטוס, החומרה והתיאור, וטופס טיפול:

עדכון קריאה דורש הרשאת עריכה בפורטל הדיירים. ר׳ מנוי והרשאות.

סגירת קריאה

• אי אפשר לשמור את הסטטוס טופלה בלי טקסט בשדה הפתרון. מוצגת ההודעה "יש לתעד פתרון לפני סגירת התלונה".
• דרך מומלצת: מסמנים ממתין לאישור הדייר. אצל הדייר מופיעים הפתרון והכפתור אשר שהבעיה נפתרה, ולחיצה עליו סוגרת את הקריאה (טופלה).

מיילים לדייר

• תשובה: אם כתבתם תגובה, היא נשלחת במייל לדייר 1 של הדירה ("עדכון לקריאת השירות שלך"), ובקריאה נרשם "הדייר עודכן בתאריך". אין מייל כשלדייר לא הוזנה כתובת, אבל התגובה מוצגת לו בפורטל תחת "תגובת הצוות".
• משוב: ברגע שקריאה נסגרת לראשונה נשלחת לדייר 1 בקשה לדרג את השירות ("נשמח לשמוע את דעתך"). לכל קריאה נשלחת בקשה אחת בלבד.

העברה לרישום אי-התאמה

למי שיש הרשאת ניהול איכות מוצג בכל קריאה הקישור העבר לרישום אי-התאמה (NCR), שמעביר את התלונה למערכת ניהול האיכות.