הפקת דוח פיקוח בוואטסאפ
דוח פיקוח נבנה תוך כדי הסיור: מצלמים ממצא, מקליטים מה רואים, וממשיכים לממצא הבא. בסוף שולחים "סיום" והדוח מוכן.
במאמר זה
- הצעדים בשיחה עם הבוט, מהפתיחה ועד הדוח המוכן
- איך מוסיפים ממצא, מתקנים ומוחקים
- מה המשתמש מקבל בסוף
לפני הסיור: פתיחת הדוח
שולחים דוח חדש
לבוט של asMade בוואטסאפ.
בוחרים סוג דוח
אם יש לכם הרשאה ליותר מסוג אחד, הבוט שואל "איזה דוח ברצונך להפיק?" ומציג רשימה ממוספרת. עונים בספרה. אם מותר לכם סוג אחד בלבד, השלב מדולג.
בוחרים פרויקט
אם משויך לכם פרויקט אחד, הוא נבחר לבד. אם כמה, עונים במספר מהרשימה. אם אתם לא משויכים לפרויקט מסוים, שולחים את שם הפרויקט בטקסט או בהקלטה.
שולחים כותרת
"נא לשלוח את כותרת הדוח". אפשר בטקסט או בהודעה קולית.
שולחים נוכחים
"נוכחים בסיור": מי הצטרף לסיור, בטקסט או בהקלטה.
במהלך הסיור: ממצא אחרי ממצא
אחרי שהבוט מאשר, כל ממצא הוא שורה בדוח:
שולחים תמונה אחת או יותר
של הממצא. התמונה חייבת לבוא קודם: אם תשלחו הקלטה או טקסט לפני תמונה, הבוט יבקש "יש לשלוח תמונה לפני ההקלטה הקולית".
שולחים הקלטה קולית או טקסט
תארו מה רואים: מה הליקוי, איפה הוא, ומה נדרש. המערכת מתמללת את ההקלטה, ומזהה לבד את תחום העבודה ואת המיקום.
חוזרים על זה לממצא הבא
תמונה חדשה פותחת שורה חדשה.
תיקון, הערה כללית ומחיקה
| כותבים | מה קורה |
|---|---|
| תיקון | מוחק את השורה האחרונה (התמונות והטקסט שלה), ואפשר לשלוח אותה מחדש |
| הערה כללית ואחריה הטקסט | מוסיף הערה שלא קשורה לשורה מסוימת. היא מופיעה מתחת לטבלת הדוח |
| מחיקה | מוחק את הדוח כולו, ואפשר להתחיל מחדש |
| סיום | מסיים ומפיק את הדוח |
אפשר לכתוב את הפקודות בכל אחת מעשר שפות המערכת, גם אם הבוט מדבר איתכם בשפה אחרת. ר׳ פקודות ועבודה עם ה-AI.
סיום והדוח המוכן
- צריך לפחות שורה אחת שלמה (תמונה וטקסט) לפני סיום. אחרת הבוט מזכיר "עדיין לא נוספה אף שורה לדוח".
- הבוט מאשר מיד: "קיבלנו את כל הנתונים! הדוח שלך בהפקה כעת". ההפקה יכולה לקחת כמה דקות בדוח גדול.
- לאחר מכן מגיעות שתי הודעות בוואטסאפ: קובץ Word ואחריו קובץ PDF, עם הכיתוב "הדוח מוכן!".
- אם יש למשתמש כתובת מייל, הדוח נשלח אליה גם במייל, עם שני הקבצים. אם הוגדרה הפצה אוטומטית, הוא נשלח גם לכתובות שהוגדרו.
מה בדוח
- בראש הדוח: שם הפרויקט, כותרת הדוח, סוג הדוח, תאריך והנוכחים. אם הוגדרו, גם לוגו החברה וטקסט פתיחה.
- טבלת ממצאים עם העמודות #, נושא (תחום העבודה והמיקום), תיאור ותמונות.
- ליקוי שחוזר יותר מפעם אחת באותו דוח מסומן באדום ליקוי חוזר.
- בסוף: ההערה הכללית (אם נוספה), טקסט סיכום וחותמת (אם הוגדרו), ושורת "הדוח הופק ע״י" עם שם המפיק.