סדר במאגר חשוב באותה מידה כמו התוכניות עצמן. כאן מסבירים איך מעבירים ומעתיקים קבצים, נועלים תוכנית שאסור לשנות, מוחקים, ופועלים על כמה קבצים בבת אחת.

מי רואה את כפתורי הניהול?

כפתורי הניהול בכרטיס הקובץ (נעילה, העברה, העתקה, גרסאות ומחיקה) מוצגים רק למי שיש לו הרשאת מחיקה במאגר, ורק עבור קבצים שהוא העלה בעצמו. המנהל הראשי של החברה רואה אותם בכל הקבצים. לכן אם אתם לא רואים כפתור כזה על קובץ של מישהו אחר, זה תקין.

העברה והעתקה

• העברה – הקובץ עובר לתיקיה אחרת ואינו נשאר בתיקיה המקורית.
• העתקה – נוצר עותק בתיקיית היעד, והמקור נשאר במקומו.
• כדי להעביר או להעתיק לתיקיה צריך שתהיה לכם בה הרשאת העלאה.

נעילת קובץ

נעילה שומרת על תוכנית שאושרה: כל עוד היא נעולה, אף אחד חוץ ממי שנעל (או המנהל הראשי) לא יכול למחוק אותה, להעביר או להעתיק אותה, או להעלות לה גרסה חדשה.

• לנעול: בכרטיס הקובץ נעילת קובץ. אפשר גם לסמן נעילה כבר בהעלאה.
• קובץ נעול מסומן באייקון מנעול ליד שמו.
• לשחרר: שחרור נעילה. אפשר לשחרר רק את מי שנעל, או המנהל הראשי.

מחיקת קובץ

המחיקה מתבצעת בשני צעדים כדי למנוע טעויות: לוחצים מחיקה, והכפתור משתנה ללחץ שוב למחיקה. רק הלחיצה השנייה מוחקת.

פעולות על כמה קבצים

ליד כל קובץ יש תיבת סימון, ובראש הרשימה תיבה לסימון כולם. אחרי שסימנתם, נפתחת התפריט בחר אפשרות עם הפעולות האלה:

הסימונים נשמרים בדפדפן לפי פרויקט, גם כשעוברים בין תיקיות או מרעננים את הדף, ולחיצה על מספר הקבצים שנבחרו מציגה את הרשימה שלהם. נקה בחירות מנקה את הכול.

מיון וייצוא

• מיון – לוחצים על כותרת העמודה (שם, מהדורה, גודל או תאריך העלאה). לחיצה נוספת הופכת את הסדר.
• ייצוא לאקסל – בתוך תיקיה, הכפתור ייצוא לאקסל מייצא לקובץ אקסל את רשימת הקבצים של אותה תיקיה.