פתיחת פרויקט חדש
פתיחת פרויקט נעשית באשף של חמישה מסכים קצרים. שדה אחד בלבד הוא חובה: שם הפרויקט. את כל השאר אפשר להשלים עכשיו או בהמשך.
במאמר זה
- מי יכול לפתוח פרויקט ומאיפה מתחילים
- מה ממלאים בכל אחד מחמשת המסכים
- מה קורה אחרי הלחיצה על "סיום ופתיחת פרויקט"
מי יכול לפתוח פרויקט
רק המנהל הראשי של החברה. משתמש אחר שינסה להיכנס לעמוד פתיחת הפרויקט יועבר למסך ההתחברות.
איך מתחילים
במסך הראשי לוחצים פרויקט חדש. אפשר גם ללחוץ + פרויקט חדש בתפריט הצדדי, מתחת לרשימת הפרויקטים. בראש האשף מוצגת ההתקדמות ("שלב 1 מתוך 5"), ובתחתית יש המשך וחזרה. הפרויקט נוצר רק בלחיצה האחרונה, כך שאפשר לחזור אחורה ולתקן בלי לשמור שום דבר בדרך.
חמשת המסכים
פרטי הפרויקט
שם הפרויקט (חובה, 3 עד 30 תווים), שם הלקוח ומיקום. המיקום מתמלא בהשלמה אוטומטית של כתובות. השם, הלקוח והמיקום מופיעים ברשימת הפרויקטים, ביומנים, בדוחות ובמיילים. אם כבר קיים פרויקט בשם הזה בחברה, תופיע ההודעה "כבר קיים פרויקט בשם הזה". אם בחברה כבר הוגדרה תבנית צ׳קליסט, יופיע גם הסימון הוספת צ׳ק ליסט לפרויקט.
צוות הניהול
בוחרים מנהל פרויקט, מנהל עבודה ומפקח מתוך משתמשי החברה. אם עדיין אין משתמשים בתפקיד כלשהו, מוצג "אין מנהלי פרויקט, יש להוסיף" (או מנהלי עבודה, או מפקחים). לא צריך לצאת מהאשף: הוספת משתמש פותח את טופס המשתמש בתוך האשף, ומשתמש שנוסף מופיע ברשימה. בעלי תפקיד נוספים משייכים אחר כך בעמוד "משתמשים והרשאות".
משך ביצוע
התחלת עבודה וסיום מתוכנן. התאריכים משמשים ללוח הזמנים, להתקדמות ולדוחות, ואפשר להשאיר אותם ריקים ולעדכן בכל שלב. תאריך סיום לפני תאריך התחלה נדחה עם ההודעה "תאריך סיום לא יכול להיות לפני תאריך התחלה".
תפוצה ליומן עבודה
מי יקבל את יומן העבודה בהפצה. אפשר לבחור משתמשים רשומים או להקליד כתובת מייל חיצונית. במערכת בעברית מופיע גם הסימון סגירת יומנים והפצה אוטומטית בשעה 23:50 מדי יום. פירוט בהפצת היומן ונעילתו.
דוחות תקופתיים
סיכום אוטומטי במייל: יומני עבודה וחוסרים, משימות פתוחות והושלמו, תוכניות שהועלו, נוכחות עובדים, צ׳קליסט והתקדמות בלוח הזמנים (אם קיים). כברירת מחדל מתמלאים כנמענים מנהל הפרויקט, מנהל העבודה שבחרתם והמשתמש הראשי של החברה, והתדירות היא פעם בחודש. אפשר לשנות את הנמענים ואת התדירות.
אחרי "סיום ופתיחת פרויקט"
- הפרויקט נוצר, ויחד איתו נוצרות תיקיות תוכניות מוכנות לפי תחומים (למשל אדריכלות, קונסטרוקציה, חשמל, אינסטלציה). ר׳ יצירה וניהול של תיקיות.
- הפרויקט הראשון של החברה נפתח עם תקופת ניסיון של חודש, ואתם עוברים ישר למסך הפרויקט החדש.
- בפרויקט נוסף אתם מועברים למסך חידוש המנוי, כי הפרויקט נפתח בלי מנוי בתוקף. ר׳ מנוי הפרויקט.