עיצוב והפצה
בלשונית עיצוב והפצה מתאימים את הדוח לחברה: טקסט פתיחה וסיום קבועים, חותמת, סגנון כותרת, ושליחה אוטומטית במייל. ההגדרות נפרדות לכל סוג דוח.
במאמר זה
- ארבע ההתאמות האפשריות, ומה בכל אחת
- איך ההפצה האוטומטית במייל פועלת
- ביטול דוחות פתוחים שנתקעו
מי רואה
הלשונית מוצגת למנהל הראשי בתוכנית פרימיום. מעל ההגדרות יש לשוניות לכל תבנית דוח: פיקוח, סיכום פגישה, והצעת מחיר (שם מוצג "עיצוב מותאם לתבנית ... יהיה זמין בקרוב"). שדות שנשארים ריקים נראים בדיוק כמו קודם, כך שאפשר להתחיל מהגדרה אחת ולהמשיך בהדרגה.
ההתאמות
טקסט מקדים ומסכם
טקסט חופשי: המקדים מופיע לפני טבלת הממצאים, והמסכם אחריה. מתאים להצהרת פיקוח קבועה או לנוסח סיום. אם נוספה בשיחה "הערה כללית", היא מופיעה לפני הטקסט המסכם.
חותמת / חתימה
תמונה שמופיעה בתחתית הדוח. קובץ JPG או PNG, עד 200KB. "הסר חותמת קיימת" מסיר אותה.
סגנון כותרת עליונה
איך יוצג בלוק שם הפרויקט והנוכחים בראש הדוח: ברירת מחדל (טבלה) או קומפקטי (שורה אחת).
הפצה אוטומטית באימייל
כתובת מייל שאליה נשלח כל דוח חדש מהסוג הזה. ר׳ למטה.
ממלאים, לוחצים שמירת הגדרות, ומופיע "הגדרות העיצוב וההפצה נשמרו בהצלחה". ההגדרות חלות על דוחות חדשים בלבד.
הפצה אוטומטית באימייל
- כל דוח חדש מהסוג שהוגדר נשלח לכתובת (או כתובות) שהוזנו, כקובץ PDF בלבד, בנוסף לשליחה הרגילה בוואטסאפ.
- אפשר להזין כמה כתובות, מופרדות בפסיק, למשל office@company.co.il,manager@company.co.il. כתובת לא תקינה נדחית עם הודעה.
- השאירו ריק כדי לכבות. ליד הכותרת מוצג אם ההפצה פעילה או כבויה.
- מי שהפיק את הדוח מקבל תמיד גם PDF וגם Word, בלי קשר להגדרה הזו (אם יש לו כתובת מייל).
דוחות פתוחים (תקועים)
בכרטיס דוחות פתוחים (תקועים) מופיעים דוחות שמשתמשים התחילו בוואטסאפ ולא השלימו. במקום לחכות למחיקה האוטומטית אחרי שעתיים ללא פעילות, אפשר לבטל דוח ידנית.
- לוחצים ביטול הדוח בשורת הדוח.
- מאשרים: "הדוח הפתוח והתיקייה שלו בשרת יימחקו לצמיתות. המשתמש יוכל להתחיל דוח חדש בכל עת".
- מוצגת ההודעה "הדוח הפתוח בוטל בהצלחה".
כשאין דוחות כאלה מוצג "אין כרגע דוחות פתוחים". ר׳ גם פקודות ועבודה עם ה-AI.