פקודות ועבודה עם ה-AI
חמש מילים מספיקות כדי לנהל דוח שלם בוואטסאפ. כאן הן במקום אחד, יחד עם מה שה-AI עושה בדרך ומה קורה לדוח שנשכח פתוח.
במאמר זה
- חמש הפקודות ומתי משתמשים בכל אחת
- מה ה-AI עושה בתמלול, בניסוח ובזיהוי כפילויות
- דוח פתוח: תזכורת ומחיקה אוטומטית
הפקודות
| הפקודה | מה עושה | מתי |
|---|---|---|
| דוח חדש | פותח דוח חדש | כשאין דוח פתוח |
| תיקון | מוחק את השורה (או הנושא) האחרונה, כדי לשלוח אותה מחדש | במהלך איסוף הממצאים |
| הערה כללית + טקסט | מוסיף הערה שמופיעה מתחת לטבלת הדוח | בכל שלב באיסוף |
| מחיקה | מוחק את הדוח הפתוח כולו | בכל שלב |
| סיום | מסיים ומפיק את הדוח | אחרי שנוסף לפחות ממצא אחד |
- הפקודות מזוהות בכל אחת מעשר שפות המערכת. אפשר לכתוב "finish" גם כשהבוט מדבר עברית.
- הפקודה צריכה להיות ההודעה כולה, בלי מילים נוספות (למעט הערה כללית, שאחריה בא הטקסט). רווחים בקצוות ואותיות גדולות באנגלית לא משנים.
- אם תשלחו הודעה לבוט כשאין דוח פתוח ולא כתבתם "דוח חדש", הוא יזכיר איך מתחילים.
דוח פתוח אחד בכל פעם
לכל משתמש יכול להיות דוח פתוח אחד. אם תנסו לפתוח דוח חדש בזמן שיש פתוח, הבוט יזכיר: "יש לך כבר דוח פתוח. יש להשלים אותו, או להמתין שעתיים ללא פעילות כדי שהוא יימחק אוטומטית". אפשר גם לכתוב מחיקה, ולהתחיל מחדש.
דוח שנשכח פתוח
- אחרי שעה ללא פעילות הבוט שולח תזכורת: "יש לך דוח שלא הושלם".
- אחרי שעתיים ללא פעילות הטיוטה נמחקת, והבוט מודיע "הדוח שהתחלת לא הושלם בזמן והנתונים נמחקו". אז מתחילים מחדש.
- המנהל הראשי יכול לבטל דוח פתוח גם ידנית. ר׳ עיצוב והפצה, "דוחות פתוחים (תקועים)".
מה ה-AI עושה
תמלול
הקלטות קוליות הופכות לטקסט, גם כשמדובר בשם פרויקט, כותרת או רשימת נוכחים. הזיהוי מותאם לשפת המשתמש.
ארגון הממצא
בדוח פיקוח, לכל שורה מזוהים תחום העבודה, המיקום והתיאור. בסיכום פגישה, ההקלטה מפוצלת לנושא, אחראי ותאריך יעד.
ליטוש ניסוח
לפני הפקת הדוח עוברים על כל הממצאים פעם אחת ומשפרים את הניסוח, בלי לשנות את המשמעות.
ליקוי חוזר ואיחוד
ליקוי מאותו סוג שדווח יותר מפעם אחת באותו דוח מסומן "ליקוי חוזר". שורות שמתארות בוודאות את אותו ליקוי באותו מיקום מתאחדות לשורה אחת.
ה-AI מסייע בניסוח ובארגון, והאחריות לתוכן הדוח נשארת של מי שהפיק אותו. מומלץ לעבור על ה-PDF לפני שמעבירים אותו הלאה, ואם משהו שגוי, להפיק דוח חדש.
הצעד הבא
מסך הדוחות: צפייה, שיתוף וייצוא